L'audit organisationnel du service paie
Pour une paie mieux maîtrisée
Quelle visibilité avez-vous de la performance de votre service paie ?
Qui étudie le détail de la réduction générale de charges, le fameux ”Calcul Fillon” ?
Qui maîtrise la mécanique du traitement des absences maladies en paie ?
Qui s’assure du recouvrement des IJ quand l’absence n’est pas précomptée ?
Qui suit les passages de seuil et/ou les unités OETH tous les ans ?
Qui prend le temps de comprendre les anomalies mensuelles qui obligent au forçage manuel ?
Multiplicité des publications, des acteurs, évolution du paramétrage des logiciels, absence de rédaction de procédure… La paie est aujourd’hui une sorte de boîte noire dont personne ne veut vraiment soulever le couvercle !
Pourtant, elle est la première ligne d’érosion de cash de l’entreprise !
Notre accompagnement
Nos Consultants vont auditer la gestion de la paie dans son ensemble, afin d’avoir l’assurance raisonnable d’une paie maîtrisée – de la saisie opérationnelle du temps de travail au paiement des salaires en passant par ses outils de gestion et de pilotage.
Audit organisationnel : évaluer l’efficacité et la performance du service Paie
– Analyse du traitement de la paie
– Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques et/ou des tâches à optimiser
– Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations
– Présentation des conclusions
– Validation des préconisations et priorisation des actions
Contrôle interne et contrôle des flux : évaluer la sécurisation du processus paie
– Phase de recherche et analyse
– Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques
– Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations
– Présentation des conclusions
– Validation des préconisations et priorisation des actions
Conformité du haut de bulletin : valider la justesse de la rémunération brute
– Phase de recherche et d’analyse (vérification de la tenue des dossiers du personnel, des entrées/sorties des salariés, du temps de travail, des éléments fixes de rémunération…)
– Mise en exergue des anomalies constatées et des enjeux
– Présentation des conclusions à la Direction Générale
– Validation des préconisations et priorisation des actions à mener par le management
Cas clients
Contexte
Le Client souhaitait s’assurer de la sécurisation des flux qui alimentent la paie car il s’était rendu compte que les Cadres recevaient une prime de panier repas et qu’une majoration d’heure de nuit était versée à des salariés affectés au travail de jour.
Notre intervention a confirmé les doutes du client et a eu pour conséquence de révéler d’autres irrégularités :
- Pointage réalisé avant habillement, alors que ce temps est rémunéré par une prime – temps d’habillage rémunéré deux fois
- Fichiers d’import non sécurisés – risque de perte d’informations
- Travaux de contrôle en globalité non réalisés – aucun contrôle de masse M / M-1
Contexte
La DRH, arrivée récemment dans l’entreprise, souhaitait déterminer les risques encourus.
Constats
- Chiffrage des risques liés à des indemnités injustifiées et versées en bas de bulletin,
- Détermination des risques liés aux remboursements de frais forfaitaires (voiture, repas…) sans justificatifs
- Identification d’un double paiement des congés payés : indemnisés tous les mois par le versement d’un dixième de leur rémunération et maintien de la rémunération lors des congés.