Audit organisationnel du service Paie
L'assurance raisonnable d'une paie maîtrisée

CONSTAT

Quelle visibilité avez-vous de la performance de votre service paie ?

Qui étudie le détail de la réduction générale de charges, le fameux ”Calcul Fillon” ?

Qui maîtrise la mécanique du traitement des absences maladies en paie ?

Qui s’assure du recouvrement des IJ quand l’absence n’est pas précomptée ?

Qui suit les passages de seuil et/ou les unités OETH tous les ans ?

Qui prend le temps de comprendre les anomalies mensuelles qui obligent au forçage manuel ?

 

Multiplicité des publications, des acteurs, évolution du paramétrage des logiciels, absence de rédaction de procédure… La paie est aujourd’hui une sorte de boîte noire dont personne ne veut vraiment soulever le couvercle !

 

Pourtant, elle est la première ligne d’érosion de cash de l’entreprise !

NOS CONSULTANTS VOUS ACCOMPAGNENT

Nos Consultants vont auditer la gestion de la paie dans son ensemble, afin d’avoir l’assurance raisonnable d’une paie maîtrisée – de la saisie opérationnelle du temps de travail au paiement des salaires en passant par ses outils de gestion et de pilotage.

NOTRE METHODOLOGIE

  • Audit organisationnel : évaluer l’efficacité et la performance du service Paie

          Analyse du traitement de la paie

          Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques et/ou des tâches à optimiser

          Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations

          Présentation des conclusions

          Validation des préconisations et priorisation des actions

 

  • Contrôle interne et contrôle des flux : évaluer la sécurisation du processus paie

          Phase de recherche et analyse

          Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques

          Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations

          Présentation des conclusions

          Validation des préconisations et priorisation des actions

  • Conformité du haut de bulletin : valider la justesse de la rémunération brute

          Phase de recherche et d’analyse (vérification de la tenue des dossiers du personnel, des entrées/sorties des salariés, du temps de travail, des éléments fixes de rémunération…)

          Mise en exergue des anomalies constatées et des enjeux

          Présentation des conclusions à la Direction Générale

  –          Validation des préconisations et priorisation des actions à mener par le management

 

Cas concrets

Contexte

Le Client souhaitait s’assurer de la sécurisation des flux qui alimentent la paie car il s’était rendu compte que les Cadres recevaient une prime de panier repas et qu’une majoration d’heure de nuit était versée à des salariés affectés au travail de jour.

 

Notre intervention a confirmé les doutes du client et a eu pour conséquence de révéler d’autres irrégularités :

  • Pointage réalisé avant habillement, alors que ce temps est rémunéré par une prime – temps d’habillage rémunéré deux fois
  • Fichiers d’import non sécurisés – risque de perte d’informations
  • Travaux de contrôle en globalité non réalisés – aucun contrôle de masse M / M-1

Contexte

La DRH, arrivée récemment dans l’entreprise, souhaitait déterminer les risques encourus.

 

Constats

  • Chiffrage des risques liés à des indemnités injustifiées et versées en bas de bulletin,
  • Détermination des risques liés aux remboursements de frais forfaitaires (voiture, repas…) sans justificatifs
  • Identification d’un double paiement des congés payés : indemnisés tous les mois par le versement d’un dixième de leur rémunération et maintien de la rémunération lors des congés.

Conformité de la paie

Constats, causes et bonnes pratiques