CONTEXTE
A la Direction Générale, on pense le plus souvent que la “paie est juste, puisqu’elle est externalisée” ,” que la paie, c’est simple, il suffit d’appuyer sur un bouton ” ou encore “pourquoi devrais-je regarder mes paies ? Mon Expert- Comptable et/ou Commissaire aux comptes l’audite(nt) tous les ans“…
Mais au fait, qui étudie le détail de la réduction générale de charges, le fameux ” Calcul Fillon” ? Qui maîtrise la mécanique du traitement des absences maladies en paie ? Qui s’assure du recouvrement des IJ quand l’absence n’est pas précomptée ? Qui suit les passages de seuil et/ou les unités OETH tous les ans ? Qui prend le temps de comprendre les anomalies mensuelles qui obligent au forçage manuel?
La paie n’est plus une simple portion de sel en échange d’un travail donné, elle est devenue opaque et compliquée. Multiplicité des publications, des acteurs, évolution du paramétrage des logiciels… La paie est aujourd’hui une sorte de boîte noire dont personne ne veut vraiment soulever le couvercle !
Pourtant, elle est la première ligne d’érosion de cash de l’entreprise !
Pour avoir l’assurance raisonnable d’une paie maîtrisée, il est nécessaire d’apprécier la gestion de la paie dans son ensemble, de la saisie opérationnelle du temps de travail au paiement des salaires en passant par ses outils de gestion et de pilotage.
1. Audit Organisationnel
L’audit organisationnel évalue l’efficacité et la performance du Service Paie.
LA DEMARCHE
- Analyse du traitement de la paie
- Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques et/ou des tâches à optimiser
- Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations
- Présentation des conclusions
- Validation des préconisations et priorisation des actions
LIVRABLES
Synthèse de l’organisation du service paie en place, ses forces et ses faiblesses au regard des objectifs fixés et des bonnes pratiques attendues.- Priorisation et hiérarchisation des actions à effectuer.
- Définition et évaluation de la nature des efforts à engager dans le temps
- Flowchart : analyse et mesure des flux de traitement des données paie, dès leur entrée dans le logiciel de paie, jusqu’à l’enregistrement en comptabilité.
Synthèse de l’organisation du service paie en place, ses forces et ses faiblesses au regard des objectifs fixés et des bonnes pratiques attendues.2. Contrôle interne et contrôle des flux
Les contrôles interne et des flux de paie ont pour objectif d’évaluer la sécurisation du processus paie.
Le contrôle interne contribue à promouvoir l’efficacité du service, réduire les risques de fraude, garantir la conformité aux lois et règlements…
LA DEMARCHE
- Phase de recherche et analyse
- Mise en exergue des dispositifs défaillants, des zones de risques
- Echanges contradictoires avec le service paie et les acteurs interviewés sur les constats et recommandations
- Présentation des conclusions
- Validation des préconisations et priorisation des actions
LIVRABLES
Nous favorisons la présentation par sous processus opérationnel.
- Synthèse du dispositif de contrôle du processus de paie en place avec ses forces et ses faiblesses au regard des objectifs fixés et des bonnes pratiques. Ce document précisera les risques inhérents, les contrôles en place, les facteurs de risques, les risques résiduels, la priorisation des actions, la nature des efforts et un calendrier “raisonnable”.
- Flowchart : flux croisés du traitement des données de paie de l’ensemble du processus de paie avec une schématisation des contrôles manquants et des facteurs de risques.
LIVRABLE COMPLEMENTAIRE POUR LE TOP MANAGEMENT
Nous pouvons vous fournir, pour le TOP Management, une présentation par les risques, qui :
- décrira les mesures protectrices identifiées (traitement du risque envisagé en fonction de l’objectif fixé vis à vis du risque)
- analysera le risque résiduel.Ce livrable comprend également nos recommandations.
3. Conformité du haut de bulletin
L’objectif étant de valider la justesse de la rémunération brute.
LA DEMARCHE
- Phase de recherche et d’analyse (vérification de la tenue des dossiers du personnel, des entrées/sorties des salariés, du temps de travail, des éléments fixes de rémunération…)
- Mise en exergue des anomalies constatées et des enjeux
- Présentation des conclusions à la Direction Générale
- Validation des préconisations et priorisation des actions à mener par le management
LIVRABLES
- Synthèse de conformité de haut de bulletin indiquant :
– l’analyse de votre situation par anomalie constatée
– l’évaluation de l’impact financier pour chacune d’entre elle et des risques associés
– les actions à effectuer - Présentation synthétique des enjeux et conclusions
PLUS QUE DES MOTS… DES CAS CONCRETS EN PAIE
Contexte
Le Client souhaitait s’assurer de la sécurisation des flux qui alimentent la paie car il s’était rendu compte que les Cadres recevaient une prime de panier repas et qu’une majoration d’heure de nuit était versée à des salariés affectés au travail de jour.
Constats
- Pointage réalisé avant habillement, alors que ce temps est rémunéré par une prime – temps d’habillage rémunéré deux fois
- Fichiers d’import non sécurisés – risque de perte d’informations
- Travaux de contrôle en globalité non réalisés – aucun contrôle de masse M / M-1
Contexte
La DRH, arrivée récemment dans l’entreprise, souhaitait déterminer les risques encourus.
Constats
- Chiffrage des risques liés aux indemnités versées en bas de bulletin qui ne sont pas justifiées
- Détermination des risques liés aux remboursements de frais forfaitaires (voiture, repas…) sans justificatifs
- Identification d’un double paiement des congés payés : indemnisés tous les mois par le versement d’un dixième de leur rémunération et maintien de celle-ci lors des congés.