Fin d’année : quelle réglementation URSSAF pour les chèques cadeaux salariés ?
La fin d’année approche et, à l’instar de ce qui avait été fait l’année dernière, le Ministre de l’Economie a annoncé ce 24 novembre une augmentation du plafond d’exonération des chèques cadeaux à 250 euros.
A situation exceptionnelle, disposition exceptionnelle puisque, par principe, le seuil d’exonération est de 5 % du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale par année, par salarié et par évènement soit 171,40 € (= 5 % x 3 428 €).
Ainsi, dans le cadre des fêtes de fin d’année, l’entreprise pourra recourir à l’exonération des charges URSSAF si les conditions cumulatives suivantes sont respectées :
– les bons sont remis à l’occasion d’un évènement type Noël, rentrée des classes, naissance, etc. ;
– le salarié est personnellement concerné ;
– les bons attribués sont en lien avec l’évènement ;
– la date de remise est concomitante avec l’évènement (environ 30 jours, avant ou après).
Cet événement, enregistré comme « l’événement URSSAF Noël » concerne non seulement les salariés mais également leurs enfants (jusqu’à 16 ans révolus).
Le plafond rehaussé à 250 euros s’entend par salarié. Toutefois, les règles ont dû être adaptées pour certains évènements dont Noël. Dès lors, le seuil d’exonération s’apprécie par salarié et par enfant (lettre circulaire n°007 du 09/01/2002).
Ainsi, un salarié ayant 2 enfants de 4 et 9 ans par exemple, pourrait recevoir 3 chèques cadeaux exonérés de cotisations si le montant total n’excède pas 750 euros (250 € x (1 salarié + 2 enfants)).
Attention, si les conditions précitées ne sont pas cumulativement respectées alors les sommes seront réintégrées dans l’assiette des cotisations dès le 1er euro !
A quelles conditions les chèques cadeaux peuvent-ils être totalement exonérés de charges ?
Qui doit les attribuer (l’employeur ou le CSE) ?
Premier cas : votre entreprise compte 50 salariés ou plus :
- La démarche est à effectuer par le Comité Social et Économique (CSE)
- Le cumul annuel (par salarié puis par salarié et par enfants pour Noël et la rentrée des classes) des bons cadeaux et cadeaux reçus par le salarié ne doit pas être supérieur à 250 € par salarié par année civile (contre 171,40 € avant l’annonce du Gouvernement le 24 novembre) ; si cette limite globale est dépassée alors ce seuil d’exonération est à vérifier évènement par évènement (dans ce cas, les 4 conditions cumulatives précitées doivent être remplies pour que les sommes soient exonérées).
Deuxième cas : votre entreprise compte entre 11 et de 49 salariés :
- La démarche est à effectuer par l’employeur, sauf si un accord collectif indique que c’est au CSE de gérer les Activités Sociales et Culturelles
- Le cumul annuel (par salarié puis par salarié et par enfants pour Noël et la rentrée des classes) des bons cadeaux et cadeaux reçus par le salarié ne doit pas être supérieur à 250 € par salarié par année civile (contre 171,40 € avant l’annonce du Gouvernement le 24 novembre) ; si cette limite globale est dépassée alors ce seuil d’exonération est à vérifier évènement par évènement (dans ce cas, les 4 conditions cumulatives précitées doivent être remplies pour que les sommes soient exonérées).
Troisième cas : votre entreprise compte moins de 11 salariés :
- La démarche est à effectuer par l’employeur puisque la mise en place d’un CSE n’est pas obligatoire
- Le cumul annuel (par salarié puis par salarié et par enfants pour Noel et la rentrée des classes) des bons cadeaux et cadeaux reçus par le salarié ne doit pas être supérieur à 250 € par salarié par année civile (contre 171,40 € avant l’annonce du Gouvernement le 24 novembre) ; si cette limite globale est dépassée alors ce seuil d’exonération est à vérifier évènement par évènement (dans ce cas, les 4 conditions cumulatives précitées doivent être remplies pour que les sommes soient exonérées).
Quelques informations complémentaires
L’Administration estime que des chèques cadeaux peuvent être délivrés dans le cadre de 11 évènements (ex. : fête des pères, adoption, etc.), soit par le CSE, soit par l’employeur selon la situation de l’entreprise.
Lorsqu’il n’y a pas de CSE, ou qu’il s’agit d’un CSE à compétence réduite sans que cette compétence ne lui soit octroyée via un accord, l’employeur n’est pas contraint de conclure un accord collectif. Toutefois, s’il souhaite établir « un cadre » et mettre en place des conditions d’éligibilité, il lui est fortement recommandé d’établir une DUE à ce sujet.
Pour bénéficier de l’exonération, le salarié doit être personnellement concerné par l’un des évènements, le chèque cadeau doit être attribué au moment de l’évènement (environ 30 jours avant – 30 jours après) et il doit être en lien avec l’évènement (exemple pour Noël : le chèque cadeau devra concerner des jouets, des livres, des vêtements, des disques…). Si ces conditions ne sont pas remplies, la totalité de la somme sera soumise à cotisations. ‘
Dans tous les cas, que l’attribution de chèques cadeaux relève de la compétence du CSE, ou de celle de l’employeur, des conditions d’éligibilité peuvent être définies sous réserve qu’elles ne soient pas discriminatoires. La définition de ce cadre est libre.
A titre d’exemple, il est possible d’encadrer l’octroi de ces bons en fonction des ressources, du nombre d’enfants ou d’imposer une condition de présence effective lors de l’évènement, etc.
/!\ Ont été jugées discriminatoires la condition d’âge du salarié, du nombre de jours travaillés dans l’année, la condition d’ancienneté selon les cas, etc.
Si les conditions d’éligibilité sont discriminatoires alors le montant des bons et cadeaux attribués sera réintégré dans l’assiette des cotisations, car considérés comme des avantages en nature.
Ainsi, en cette fin d’année et à l’approche des fêtes de Noël, les entreprises pourront faire bénéficier à leurs salariés de chèques cadeaux exonérés de cotisations pour les remercier de leur investissement, les récompenser etc.