Réaliser régulièrement une mission d’audit de sa paie est indispensable. Notre consultante, Anabelle LELAVENDIER vous explique pourquoi !

Anabelle, parle nous du contexte pour les équipes en charge de la paie :

Chaque année, vous le savez, vous le vivez, les actualités sociales et fiscales sont denses et intenses, et nécessitent compréhension et réactivité.

A titre d’exemple, ces 2 dernières années ont eu leurs lots de situations inédites à gérer en paie : activité partielle, report du paiement des cotisations, DOETH, Bonus/Malus, prime exceptionnelle de pouvoir d’achat….

Face à ces situations, vous avez géré au mieux…

Cependant, un cycle de paie manque parfois de flexibilité et les process qui en découlent, ne laissent que peu de temps au gestionnaire de paie et/ou aux équipes en charge de la paie pour se pencher sur ces questions.

Et pourtant, ce temps est indispensable !

Il permet, en effet, de sécuriser les cotisations versées, de maîtriser les différentes méthodes de calcul, de savoir si votre entreprise est éligible à certains dispositifs d’exonérations…

Bref, vous devez rester continuellement en veille pour identifier les évolutions et actualiser vos pratiques !

Peux tu nous donner une idée du temps à passer pour tout décrypter ?

600 heures de lecture !

Vous devez être en veille, mais votre disponibilité ne vous le permet pas toujours !

Et c’est bien normal : 600 heures de lecture, c’est la durée moyenne que nous comptabilisons par an pour décortiquer l’actualité sociale et paie !

Quel est le lien entre le contexte que tu décris et la nécessité de réaliser régulièrement une mission d’audit de sa paie ?

Nos clients nous renouvellent régulièrement leur confiance et dans ce cadre, une mission mettant en évidence des risques (parfois très élevés) peut souvent succéder à une mission qui avait révélé des restitutions et économies importantes quelques années auparavant.

A l’inverse, un audit effectué pour gommer des zones de risques très importants, peut déboucher 3 ans plus tard sur une mission d’optimisation dégageant des enjeux de plusieurs millions !

Comment est-ce possible ?

Les évolutions de la législation (et parfois les flous juridiques !), la vie de l’entreprise, les changements d’interlocuteurs, de logiciels de paie, sont autant de raisons qui obligent les entreprises à être vigilantes.

Le rapport d’activité annuel de l’URSSAF, au titre de l’année 2020, publié en 07/2021 sous la forme d’un édito « L’essentiel » reprend les données clés des contrôles réalisés :

 

39 000 actions de contrôle ont été abandonnées ou apurées sur l’année 2020 en raison de la crise sanitaire

6 754 contrôles n’ont pas été mis en recouvrement (ce qui représentait 58 millions d’€)

*restitués : les sommes reversées aux cotisants       

*régularisés : comprend les montants de redressements et les restitutions

Notre préconisation : se libérer du « On a toujours fait comme cela »

Un changement de logiciel ou le départ d’un collaborateur, qu’il soit anticipé ou non, peuvent également désorganiser un service paie et provoquer des dysfonctionnements.

Il n’est pas toujours aisé d’effectuer une passation en bonne et due forme lors d’un changement de collaborateur(s) au sein d’un service.

Nous vous conseillons de rédiger un livre blanc pour vous permettre de retranscrire les pratiques non écrites et pour autant essentielles, afin de garantir une bonne continuité du service en cas d’absence ou lors de la migration d’un logiciel à l’autre.

Un changement de version d’un même logiciel peut avoir aussi ses conséquences et impose de multiples contrôles !

La rédaction d’un référentiel de paie vous permettra de vous poser les bonnes questions et de modifier des pratiques « historiques » parfois erronées.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos différents accompagnements ? Contactez-nous !